Política Tratamiento De Datos

Nuestras políticas

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

I. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COMERCIBEEF, establecimiento de comercio legalmente constituido, de capital privado, con Nit: 91269186-8, con domicilio principal ubicado en la Calle 73 # 41W - 261 Bodega 1 -Parque Industrial Provincia Soto Dos de la ciudad de Bucaramanga - Santander , sitio web: https://comercibeef.com/nosotros.html, y número de teléfono: 3174323877, inscrita inicialmente en la Cámara de Comercio del Bucaramanga el 17 de junio de 1999, que está representada legalmente por el Señor JOSE MARIA JAIMES BERMUDEZ, identificado con la cédula de ciudadanía No 91269186, en adelante COMERCIALIZADORA DE CARNES COMERCIBEEF, LA SOCIEDAD o LA EMPRESA, es responsable del tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente. Por tanto, ha diseñado una política de privacidad que garantice a las personas, la protección del derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

II. OBJETIVO

El presente documento tiene como finalidad establecer los lineamientos, principios y procedimientos generales que rigen la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, supresión y demás actividades que constituyen el tratamiento de los datos personales gestionados por COMERCIBEEF S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento. Esta política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, suprimir y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellas en bases de datos, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen. Asimismo, busca establecer medidas adecuadas de seguridad, confidencialidad y transparencia frente al uso de los datos personales tratados por la organización, en todas sus áreas y procesos, tanto físicos como digitales.

III. ALCANCE

La presente política es aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos físicas o digitales de COMERCIBEEF, en calidad de responsable del tratamiento. Se extiende a todas las actividades realizadas por la empresa y sus áreas, incluyendo las operaciones realizadas por terceros que actúen en calidad de encargados del tratamiento, proveedores, aliados estratégicos o personal vinculado, ya sea de manera contractual o extracontractual. Esta política también aplica a los datos personales que la empresa reciba de forma directa o indirecta a través de sus canales comerciales, plataformas digitales, convenios, bases de datos adquiridas legalmente o cualquier otro medio legítimo.

IV. DEFINICIONES

Para efectos de esta política, se entenderá invariablemente las siguientes definiciones:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATO SEMIPRIVADO: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares, que son imprescindibles para llevar a cabo las actividades estatutarias de COMERCIBEEF en todas o algunas de sus etapas productivas. Los datos indispensables deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que COMERCIBEEF pueda eventualmente requerir para mejorar la prestación de sus servicios o con el fin de ofrecer servicios adicionales.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar, suprimir y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

V. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COMERCIBEEF, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, así como para todas las personas que intervienen directa o indirectamente en dicho tratamiento, incluyendo, pero sin limitarse a empleados, contratistas, proveedores, aliados, encargados del tratamiento y cualquier tercero con acceso autorizado a las bases de datos gestionadas por la organización. Todos los colaboradores de COMERCIBEEF, sin excepción, deberán actuar en concordancia con los principios establecidos en esta política y en la legislación aplicable, garantizando en todo momento la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos personales. La inobservancia de esta política podrá generar consecuencias disciplinarias, contractuales o legales según la gravedad del incumplimiento y el rol desempeñado por el infractor. COMERCIBEEF se compromete, además, a capacitar periódicamente a su personal en protección de datos personales, implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para evitar el tratamiento no autorizado o fraudulento, y mantener registros actualizados de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme lo exige la ley.

VI. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de esta política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada, que se somete a las fuentes formales de derecho, y los instrumentos que las desarrollen.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, que esté en consonancia con la Constitución y la Ley, y que deberá ser informada al titular en cada caso. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, COMERCIBEEF se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o habilitadas legalmente.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta al tratamiento de COMERCIBEEF o algún encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

VII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el País, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

VIII. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

COMERCIBEEF, actúa como responsable del tratamiento, es decir quien recauda la información y toma las decisiones sobre su utilización. A continuación, se procederá a explicar la descripción, contenido, forma de recaudar y finalidad con la que se recopilan los datos que conforman cada una de las bases de datos que administra el establecimiento de comercio.

8.1. BASE DE DATOS MANUAL - EMPLEADOS:
1. Descripción: La Base de Datos contiene la información de los empleados del ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, quienes:
  1. Poseen un vínculo laboral con la compañía, que se sirve de la fuerza de trabajo y los servicios prestados por los empleados.
  2. Es personal actualmente activo en el establecimiento de comercio, es decir, que labora en COMERCIBEEF a través de un contrato laboral.
2. Contenido: Los datos que son recopilados son los siguientes:
  1. Nombre
  2. Apellidos
  3. Documento de Identificación
  4. Número de contacto
  5. Dirección
  6. Correo electrónico
  7. Fecha de nacimiento
  8. Hoja de vida física.
  9. Certificaciones de estudios
  10. Soportes generales de la hoja de vida.
  11. Certificaciones laborales
  12. Carnet de vacunas
  13. Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales
  14. Certificado de aptitud médica laboral
  15. Certificaciones de afiliación a EPS, AFP, Fondo de Cesantías
  16. Certificado de cuenta bancaria.
3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que recopila el establecimiento de comercio, para alimentar las bases de datos, provienen de:
  1. Hoja de vida física remitida o entregada directamente por los empleados a la compañía, en el momento que se realizó la convocatoria laboral o la respectiva entrevista de trabajo.
  2. Solicitud directa del establecimiento de comercio al empleado.
  3. Formularios físicos, planillas, o proformas diseñados por la empresa y completados por los empleados directamente.
4. Finalidad: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En consecuencia, el establecimiento de comercio recopila los datos mencionados para:
  1. Lograr una selección y contratación adecuada.
  2. Tener un canal de contacto con el empleado.
  3. Alimentar la base de datos de las personas que trabajan en la empresa.
  4. Presentar el curriculum de los empleados y servidores de la empresa ante los potenciales clientes, con el fin de demostrar las cualidades, capacidades y estudios del personal.
  5. Citación a reuniones, charlas y capacitaciones.
  6. Con los datos recolectados el establecimiento de comercio procede a contactarse vía telefónica, correo electrónico o por cualquier otro medio para ampliar la información sobre los trámites, tareas o labores encomendadas a los empleados.
  7. Se realiza seguimiento a la labor encomendada.
  8. Permite tener la información necesaria para el adecuado pago de nómina y demás obligaciones en cabeza de la empresa.
  9. Actividades lúdicas, de desarrollo y bienestar que provengan de la relación laboral.
5. Calidad en que actúa el ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: Responsable del tratamiento
6. Nombre de la base de datos: Base de datos - Empleados
BASE DE DATOS EMPLEADOS AUTOMATIZADA:
1. Descripción: La Base de Datos contiene la información de los empleados del establecimiento de comercio, quienes:
  1. Poseen un vínculo laboral con la compañía, que se sirve de la fuerza laboral y los servicios prestados por los empleados.
  2. Es personal actualmente activo en la compañía, es decir, personal que labora en COMERCIBEEF a través de un contrato laboral.
2. Contenido: Los datos que son recopilados son los siguientes:
  1. Nombre
  2. Apellidos
  3. Documento de Identificación
  4. Número de contacto
  5. Dirección
  6. Correo electrónico
  7. Fecha de nacimiento
  8. Hoja de vida remitida electrónicamente.
  9. Soportes electrónicos de la hoja de vida, en el evento de ser adjuntados por el empleado al momento de remitir electrónicamente su hoja de vida a LA EMPRESA
  10. Carné de vacunas
  11. Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales
  12. Certificaciones de afiliación a EPS, AFP, Fondo de Cesantías
  13. Documentos de identificación de hijos y conyugue.
  14. Certificado de cuenta bancaria.
3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por el establecimiento de comercio, provienen de::
  1. Formulario para la vinculación laboral.
  2. Solicitud directa de la empresa al empleado.
  3. Información contenida en la Hoja de vida física o digital del empleado.
  4. Aplicaciones, plataformas, o micrositios dispuestos por el establecimiento de comercio.
4. Finalidad: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En consecuencia, el establecimiento de comercio, recopila los datos mencionados con anterioridad para:
  1. Lograr una selección y contratación adecuada.
  2. Pago de nómina.
  3. Mantener contacto con el empleado.
  4. Alimentar la base de datos de las personas que trabajan en la empresa.
  5. Presentar el curriculum de los empleados ante potenciales clientes, a fin de demostrar las cualidades, capacidades y estudios de los trabajadores del establecimiento de comercio.
  6. Citación a reuniones, charlas y capacitaciones.
  7. Realizar seguimiento a la labor encomendada.
  8. Tener a disposición la información necesaria para el adecuado pago de nómina y demás obligaciones en cabeza de la sociedad.
  9. Actividades lúdicas, de desarrollo y bienestar que provengan de la relación laboral.
5. Etapas de la base de datos: A continuación, se describe cuáles son las etapas en el tratamiento de esta base de datos que realiza LA EMPRESA.
  1. Surgimiento: Con posterioridad a la contratación del empleado, el área encargada, procede a almacenar los datos personales del empleado en el software que permite la adecuada gestión de los mismos.
  2. Tratamiento: El tratamiento se enmarca en las finalidades previstas en este manual, abriendo los canales de atención para el adecuado ejercicio de los derechos por parte de los titulares.
  3. Finalización: Al finalizar la relación contractual entre el trabajador y la empresa, el área encargada procede a DESACTIVAR el tratamiento de la información del empleado en el software.
6. Calidad en que actúa el establecimiento de comercio: Responsable.
7. Nombre de la base de datos: Software TMS.
8.3. BASE DE DATOS PROVEEDORES AUTOMATIZADA:
1. Descripción: La base de datos contiene la información de los proveedores del establecimiento de comercio, quienes:
  1. Cuentan con un vínculo de naturaleza civil, comercial y en todo caso de tipo contractual que los vincule a fin de prestarle y facilitarle bienes y servicios que permitan el adecuado desarrollo del objeto social.
  2. El proveedor facilita o facilitó bienes o servicios a la empresa, de manera esporádica o constante
2. Contenido: Los datos que son recopilados por LA SOCIEDAD, en sus bases de datos son los siguientes:
  1. Nombre, razón o denominación social
  2. Documento de Identificación
  3. Número de contacto
  4. Dirección
  5. Correo electrónico
  6. Rut.
  7. Certificación bancaria.
3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por LA EMPRESA para alimentar las bases de datos provienen de:
  1. Formulario para la vinculación por prestación de servicios.
  2. Solicitud directa de la empresa al proveedor
  3. Software especializado.
4. Finalidad: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En consecuencia, LA SOCIEDAD recopila los datos mencionados con anterioridad para:
  1. Lograr una contratación adecuada.
  2. Pago de los servicios prestados.
  3. Mantener contacto con el proveedor.
  4. Alimentar la base de datos de los proveedores que prestaron o prestan bienes o servicios a la empresa.
  5. Citación a reuniones.
5. Etapas de la base de datos: A continuación, se describe cuáles son las etapas en el tratamiento de esta base de datos que realiza LA COMPAÑÍA
  1. Surgimiento: Luego de suscrito el contrato, el área encargada procede a almacenar los datos en el software que permite la adecuada gestión de los mismos.
  2. Tratamiento: el tratamiento se enmarca en las finalidades previstas en este manual, abriendo los canales de atención para el adecuado ejercicio de los derechos por parte de los titulares.
  3. Finalización: Al finalizar la relación contractual entre el proveedor y LA EMPRESA. el área encargada procede a retirar la información correspondiente en el software.
8.4 BASE DE DATOS CLIENTES AUTOMATIZADA
1. Descripción: La Base de Datos, contiene la información de los clientes del establecimiento de comercio, quienes:
  1. Han optado por escoger los servicios que ofrece COMERCIBEEF.
  2. Pertenecen al sector público o privado de la economía
  3. Lo conforma un grupo heterogéneo de personas entidades oficiales, personas jurídicas y naturales, consorcios, uniones temporales, y grupos empresariales
2. Contenido: Los datos que son recopilados son los siguientes:
  1. Nombre, razón o denominación social
  2. Documento de identificación o conformación.
  3. Número de contacto
  4. Dirección
  5. Correo electrónico
  6. Rut.
  7. Certificado de cuenta bancaria
3. Forma en la que se recopilan los datos: Los datos que se recopilan por el establecimiento de comercio para alimentar las bases de datos provienen de:
  1. Contratos suscritos con los clientes
  2. Órdenes de compra
  3. Órdenes de servicio
  4. Encuestas de satisfacción
  5. Software especializado.
4. Finalidad: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En consecuencia, el establecimiento de comercio recopila los datos mencionados con anterioridad para:
  1. Contratación adecuada.
  2. Estrategias de mercadeo y publicidad.
  3. Remisión de ofertas y promociones
  4. Contacto con el cliente durante el desarrollo de los servicios
5. Etapas de la base de datos: A continuación, se describe cuáles son las etapas en el tratamiento de esta base de datos que realiza el establecimiento de comercio:
  1. Surgimiento: Luego de suscrito el contrato, el área encargada procede a almacenar los datos en el software que permite la adecuada gestión de los mismos.
  2. Tratamiento: el tratamiento se enmarca en las finalidades previstas en este manual, abriendo los canales de atención para el adecuado ejercicio de los derechos por parte de los titulares.
  3. Finalización: Al finalizar la relación contractual entre el cliente y LA EMPRESA. el área encargada procede a retirar la información correspondiente en el software.
6. Nombre de la base de datos: Clientes
8.5 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
8.6. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN:
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
1. Los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

IX. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales ante COMERCIBEEF como responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMERCIBEEF, salvo aquellos casos en donde expresamente la norma exceptúe este requisito para el tratamiento.
Ser informado por COMERCIBEEF, previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales y siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales cuando hayan sido objeto de tratamiento.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, los niños y adolescentes.

El titular podrá ejercitar sus derechos en cualquier momento y de forma gratuita dirigiendo un correo electrónico a info@comercibeef.com indicando el derecho que desea ejercitar y sus datos identificativos.

Si considera que no hemos tratado sus datos personales adecuadamente puede contactar con el delegado de Protección de Datos en la dirección: info@comercibeef.com No obstante, se informa que tiene derecho a presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se ha cometido una infracción en materia de protección de datos y/o respecto al tratamiento de sus datos personales.

X. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

COMERCIBEEF requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales; excepto en los siguientes casos:

Cuando se trate de información requerida por autoridad o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden de autoridad judicial competente.
Cuando se trate de información que esté consignada en una base de datos exclusivamente personal o doméstica.
Cuando se trate bases de información y archivos que tengan por finalidad: la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Cuando se trate de información de inteligencia y contrainteligencia.
Cuando se trate de información y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
Cuando sean datos públicos
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas

XI. DEBERES Y OBLIGACIONES DE COMCERCIBEEF COMO RESPONSABLE EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de otras disposiciones normativas, COMERCIBEEF mantendrá las siguientes obligaciones en el ejercicio de tratamiento de los datos personales:

Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados dentro de los términos señalados en la norma.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XII. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Sin perjuicios de otras disposiciones normativas, los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados por la norma.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la norma y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley de habeas data.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

XIII. MEDIDAS DE SEGURIDAD

COMERCIBEEF adopta los niveles de seguridad requeridos y adecuados a la naturaleza de los datos que son objeto de tratamiento en cada momento. No obstante, lo anterior, la seguridad técnica en un medio como internet no es inexpugnable y pueden existir actuaciones dolosas de terceros, en donde si bien COMERCIBEEF propondrá todos los medios a su alcance para evitar dichas actuaciones, no será responsable por las actuaciones dolosas o culposas de terceros.

XIV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos prevalentes, por tanto, está prohibido su tratamiento salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Se realizará tratamiento de los datos de naturaleza pública que cumplan con los siguientes parámetros y/o requisitos:

Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

XV. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA

CONTROL DE ACCESO Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permiten el ingreso a los colaboradores autorizados, garantizando la trazabilidad sobre los ingresos y salidas que se realizan en dichos espacios.
VIDEOVIGILANCIA. COMERCIBEEF cuenta en sus instalaciones con cámaras de video vigilancia . En todos los casos se informará a los titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia y se obtendrá su autorización para el tratamiento de los mismos; ante cambios de la finalidad del tratamiento de la información establecida, se obtendrá una nueva autorización por parte del titular. Cuando se realice grabación de audio se adelantará el mismo procedimiento.

El proceso de video vigilancia se adelantará directamente, o a través de la empresa de vigilancia que, conforme al proceso de selección respectivo, sea contratada por COMERCIBEEF.

14.3. SEÑALES O AVISOS DISTINTIVOS

En las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso, y áreas de trabajo se cuenta con un aviso visible, legible y que contiene:

Información del responsable del tratamiento y sus datos de contacto.
Indicación del tratamiento que se dará a los datos y finalidad.
Señalamiento de los derechos de los titulares de los datos.
Enunciación dónde se encuentra la Política de tratamiento de Información.

14.4. PERIODO DE CONSERVACIÓN

Las imágenes tratadas tendrán un tiempo de conservación mensual, lapso necesario para cumplir con las finalidades establecidas por COMCERCIBEEF. El titular de los datos personales puede solicitar la supresión de sus imágenes en la medida que no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión. En todo caso la imagen respectiva se conservará en un lapso mayor, cuando la misma sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
En todo caso, la empresa de vigilancia que preste el servicio de video vigilancia garantizará la conservación de las imágenes captadas durante el término que dure el contrato correspondiente, y seis (06) meses más.

14.5. PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para solicitudes relacionadas con video - vigilancia, se seguirá el procedimiento de Peticiones, Consultas y Reclamos establecido en la presente política, respetando los derechos de terceros, igualmente titulares de información. Para lo cual se recibirá apoyo del grupo de tecnologías de la información y el grupo de apoyo administrativo.
Se deberá tener presente que si en la imagen solicitada aparece un (unos) tercero(s) titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación. Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, se realizará proceso de amonificación del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal fin, entre estas, haciendo borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).

14.6. SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

La supresión de los datos personales relacionados con video vigilancia será adelantada por parte de la empresa de vigilancia contratada por COMERCIBEEF, conforme al periodo de conservación establecido para los mismos, debiendo emitirse en todo caso una certificación suscrita por el responsable de medios tecnológicos y el representante legal la empresa de vigilancia donde se dé cuenta del procedimiento aplicado para el borrado seguro de los datos e información borrada.

XVI. PROCEDIMIENTOS

15.1. CONSULTA DE INFORMACIÓN. Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos aquí descritas. EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO deberá suministrar a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se podrá formular por medio de comunicación escrita que se deberá radicar en la Calle 73# 41W-261 Parque Industrial Provincia de Soto 2- Bodega 1 o por medio electrónico en la dirección info@comercibeef.com . La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La consulta no tendrá ningún valor.

15.2 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS. El titular de los datos, sus causahabientes, sus representantes o apoderados que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación o actualización podrá presentar una solicitud ante COMERCIBEEF, de acuerdo con el siguiente procedimiento: La solicitud se podrá formular por medio de comunicación escrita que se deberá radicar en la Calle 73 #41W-261 Parque Industrial Provincia Soto 2- Bodega 1 de la ciudad de Bucaramanga, Santander o por medio electrónico en la dirección: info@comercibeef.com , deberá contener la identificación del titular (o legitimación si actúa en representación de alguien), la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección de notificación, y los documentos que sustente su solicitud. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez respondida la solicitud LA EMPRESA contará con un término de diez (10) días hábiles para realizar la respectiva rectificación o actualización de datos.

15.3.PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES Y/O REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el establecimiento de comercio, el cual será tramitado así: 1.El reclamo se podrá formular por medio de comunicación escrita que se deberá radicar en la Calle 73 #41W-261 Parque Industrial Provincia de Soto 2- Bodega 1 o por medio electrónico en la dirección: info@comercibeef.com la cual deberá contener la identificación del titular (o legitimación si actúa en representación de alguien), la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección de notificación, declarar si la revocación es respecto a la totalidad de las finalidades o solamente sobre algunas y los documentos que sustente su solicitud. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2.La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 3. La revocación del consentimiento no procederá en aquellos casos en los que el tratamiento de la información personal sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal.

XVII. PERSONAL ENCARGADO

El área Administrativa del establecimiento de comercio será la encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneje la empresa en sus bases de datos.

La persona(s) encargada(s) será(n):

CARGO: Auxiliar administrativa
DIRECCIÓN: Calle 73 No 41W-261 provincia de soto 2 bodega 1,Bucaramanga Santander
TELÉFONOS: +57 3174323877
EMAIL DE CONTACTO: info@comercibeef.com

Todo lo referente a políticas sobre datos personales que desarrolla el establecimiento de comercio está en cabeza de la persona designada e indicada en este manual, quien atenderá todas y cada una de las solicitudes de los titulares, así mismo, velará por el cabal cumplimiento de las políticas con cada uno de los jefes de las áreas.

XVIII. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DEL MANUAL

El presente Manual rige a partir del 01 de mayo del 2025 y estará vigente mientras se administren bases de datos.
Los titulares aceptan y reconocen que este medio de notificación es idóneo y no necesitaran de alguno adicional para notificar las modificaciones realizadas.

JOSE MARIA JAIMES BERMUDEZ

Representante Legal

COMERCIBEEF.

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